Die Frage kommt fast immer irgendwann: „Was kostet das eigentlich, wenn wir das selbst entwickeln lassen?” Und die ehrliche Antwort lautet: Das hängt davon ab, was „das” genau ist. Was nicht hilft, ist ein Richtwert aus dem Bauch oder ein Angebot, das ohne genaues Verständnis des Problems entsteht.
Dieser Artikel legt die Zahlen auf den Tisch, erklärt, was den Preis konkret treibt, und zeigt, warum ein strukturierter Einstieg die verlässlichere Grundlage für jedes Budget-Gespräch ist.
Die Grundfrage: Festpreis oder Tagessatz?
Viele Software-Angebote im Mittelstand kommen als Tagessatz-Modell: Laufzeit offen, Abrechnung nach Aufwand. Das klingt fair und transparent. Ist es aber nicht. Es verschiebt das Planungsrisiko vollständig auf den Auftraggeber. Wenn Anforderungen unklar waren, Schnittstellen komplizierter als gedacht sind oder sich der Scope nachträglich ausdehnt, zahlt der Kunde.
Beim Festpreis trägt der Dienstleister das Planungsrisiko. Das erzeugt den richtigen Anreiz: saubere Anforderungsanalyse, klare Scope-Grenzen, verlässliche Planung. Was ein seriöser Festpreis aber voraussetzt: Der Scope muss vor dem Angebot verstanden sein. Wer ohne diese Grundlage einen Festpreis nennt, hat den Spielraum anderswo eingebaut, typisch über Change-Request-Klauseln.
Unser Modell ist Festpreis. Aber nur nach einem Discovery-Sprint.
Der Discovery-Sprint: Verstehen, bevor gebaut wird
Vor jedem Custom-Build steht ein strukturierter Analyse-Schritt. Fünf Tage, abbrechbar, Festpreis 4.900 €, mit einer Live-Demo am Ende.
Was in diesen fünf Tagen passiert:
- Prozess-Analyse: Welcher Ablauf soll digitalisiert oder automatisiert werden? Wo liegen die echten Reibungspunkte?
- Daten- und Schnittstellen-Kartierung: Welche Systeme sind beteiligt, welche Schnittstellen existieren, was muss neu gebaut werden?
- Machbarkeits-Check: Technische Rahmenbedingungen, DSGVO-Anforderungen, Hosting-Entscheidungen.
- Live-Demo: Am Ende des Sprints zeigen wir, was möglich ist, nicht als Präsentation, sondern als lauffähiges Demo-System.
Der Discovery-Sprint ist abbrechbar, weil er Klarheit schaffen soll, keine Verbindlichkeit. Wenn das Gespräch ergibt, dass ein Custom-Build nicht das richtige Instrument ist, ist das nach fünf Tagen das Ergebnis, kein Schaden für Sie.
Ein guter Discovery-Sprint kann auch mit einem No-Go enden. Wenn eine vorhandene Standardsoftware den Prozess wirtschaftlicher abbildet oder die Datenbasis für den geplanten Workflow nicht trägt, ist diese Erkenntnis wertvoller als ein vorschneller Custom-Build.
Was ein Custom-Build kostet
Nach dem Discovery-Sprint liegt ein klarer Scope vor. Auf dieser Basis wird ein Festpreis für den Build genannt. Drei Klassen:
Small: 25.000–35.000 €, 6–8 Wochen
Ein abgegrenzter Workflow, eine oder zwei Schnittstellen zu bestehenden Systemen, klarer Datenfluss. Typische Fälle: automatisiertes Reporting, ein internes Tool, das manuelle Excel-Arbeit ablöst, eine einfache Dokumenten-Klassifikation oder ein Kunden-Self-Service-Portal für einen definierten Prozess. Ob dafür Excel, Low-Code, Standardsoftware oder ein eigener Build passt, zeigt die Entscheidungshilfe Excel ablösen im Mittelstand.
Medium: 35.000–55.000 €, 8–12 Wochen
Zwei bis drei Workflows, mehrere Systeme die miteinander reden müssen, komplexere Logik oder Rollen-/Rechtekonzepte. Typische Fälle: ein CRM-Zusatz mit spezifischer Branchenlogik, eine Prozess-Automatisierung über mehrere Abteilungen, ein Kunden-Portal mit mehrschichtigem Berechtigungsmodell.
Large: 55.000–80.000 €, 12–16 Wochen
Multi-System-Vorhaben, mehrere Phasen, umfangreichere Integrationen oder besondere Compliance-Anforderungen. Das Large-Segment wird immer in Phasen strukturiert, nie als Monolith-Projekt.
Diese Zahlen gelten für einen klaren, verstandenen Scope nach dem Discovery-Sprint. Ohne diese Grundlage gibt es keine Festpreis-Aussage.
Die echten Preistreiber
Drei Faktoren machen den größten Unterschied zwischen einem 25.000-€-Projekt und einem 80.000-€-Projekt:
Scope-Tiefe. Ein einzelner, sauber abgegrenzter Workflow mit einer klaren Datenquelle lässt sich verlässlich planen. Sobald der Scope sich auf mehrere Prozesse ausdehnt, wächst nicht nur der Entwicklungsaufwand. Es wächst auch die Abstimmungskomplexität, die Testaufwände und das Risiko von Scope-Drift.
Integrations-Komplexität. Wie viele Bestandssysteme müssen angebunden werden? Gibt es APIs, oder müssen Workarounds über Datei-Exporte gebaut werden? Sind die Schnittstellen dokumentiert, oder muss die Logik durch Reverse Engineering rekonstruiert werden? Eine gut dokumentierte REST-API ist ein anderes Projekt als eine proprietäre Software aus 2008, die nur CSV-Exporte kennt.
Compliance-Anforderungen. Ein Standard-Geschäftsprozess ohne besondere Daten-Sensitivität ist anders zu behandeln als ein System, das Gesundheitsdaten, Finanzinformationen oder personenbezogene Daten verarbeitet. Welche Pflichten aus DSGVO und EU AI Act greifen, hängt von Zweck, Daten, Rolle und Risikoklasse des konkreten Systems ab. Dokumentierter Datenfluss, Verträge, technische Schutzmaßnahmen und rechtliche Prüfung erzeugen Aufwand, gehören aber in einen belastbaren Scope.
Warum günstige Angebote oft teurer enden
Ein Angebot, das ohne vorherige Analyse sofort einen Festpreis für ein komplexes Software-Vorhaben nennt, hat eine von zwei Kalkulationsstrategien:
Variante A: Der Scope ist so vage gehalten, dass fast alles als Change Request behandelt werden kann. Das Erstangebot ist günstig, aber jede konkrete Anforderung kostet extra. Diese Projekte sind schwer vorherzusagen, sowohl für den Auftraggeber als auch für den Auftragnehmer.
Variante B: Es wurde ein großzügiger Puffer einkalkuliert, um das Risiko abzudecken. Das Angebot ist dann gar nicht so günstig, nur die Zahl sieht besser aus als die der Mitbewerber.
In beiden Fällen fehlt die Grundlage: ein verstandener Scope, der auf echter Analyse basiert. Das ist keine Kritik an anderen Anbietern, es ist eine strukturelle Frage. Wer nicht in die Analyse investiert, kann keinen verlässlichen Festpreis nennen.
Förderung: erst Richtlinie, dann Kalkulation
Ein Softwareprojekt ist nicht automatisch förderfähig. BAFA-Unternehmensberatung, Digitalbonus Bayern und die Innovationsgutscheine Baden-Württemberg verfolgen unterschiedliche Ziele und schließen jeweils bestimmte Leistungen aus. In Mannheim nennt BAFA für förderfähige Unternehmensberatung derzeit 50 Prozent und höchstens 1.750 Euro. Gewöhnliche Auftragsentwicklung ist dadurch nicht pauschal abgedeckt.
Wichtig ist der Zeitpunkt: Je nach Programm darf vor Informationsschreiben, Eingangsbestätigung oder Zuwendungsbescheid noch kein Vertrag beziehungsweise Projektstart erfolgen. Deshalb kalkulieren wir Discovery und Build grundsätzlich ohne Zuschuss. Förderung ist eine mögliche Verbesserung, nicht die Grundlage des Geschäftsfalls.
Die aktuellen Programmdaten, Ausschlüsse und Links zu den offiziellen Stellen stehen auf unserer Förderseite für Digital- und KI-Projekte.
Was Sie jetzt konkret tun können
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Prozess haben, der manuell läuft, fehleranfällig ist oder schlicht zu viel Zeit kostet, ist ein Discovery-Sprint die strukturierte Art, das zu bewerten: Was ist möglich? Was kostet es? Und was lässt sich per Förderung teilfinanzieren?
In einem unverbindlichen Erstgespräch klären wir, ob der Prozess, der bei Ihnen im Fokus steht, ein sinnvoller Kandidat ist, und in welchem Build-Segment er sich realistisch einordnen lässt.
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Geschrieben von Simon Maiwald, Gründer von New Life Digital. Mehr über meinen Hintergrund und aktuelle Themen unter /team/simon-maiwald/.
Quellen und weiterführende Dokumente
- Förderung von Unternehmensberatungen für KMU BAFA
- Innovationsgutscheine Baden-Württemberg Ministerium für Wirtschaft Baden-Württemberg
- Regulatory framework for artificial intelligence Europäische Kommission
Häufige Fragen
Kurz und direkt beantwortet.
Was kostet ein Custom-Software-Projekt für den Mittelstand realistisch?
Realistische Bandbreiten 2026: ein Discovery-Sprint kostet 4.900 € Festpreis für 5 Tage inklusive Live-Demo. Der eigentliche Custom-Build liegt je nach Scope zwischen 25.000 und 80.000 €. Small (1 Workflow, 6–8 Wochen): 25.000–35.000 €. Medium (2–3 Workflows, 8–12 Wochen): 35.000–55.000 €. Large (Multi-System, 12–16 Wochen): 55.000–80.000 €. Festpreis, kein laufender Tagessatz.
Warum Festpreis statt Tagessatz?
Ein Tagessatz verlagert das Risiko vollständig auf den Auftraggeber. Wenn ein Projekt länger dauert als geplant, zahlt der Kunde. Beim Festpreis trägt der Dienstleister das Planungsrisiko: Das ist der richtige Anreiz. Ein seriöser Festpreis setzt voraus, dass der Scope vorher klar ist. Genau dafür ist der Discovery-Sprint da: erst verstehen, dann bauen, dann Festpreis nennen.
Was ist ein Discovery-Sprint und warum sollte er zuerst kommen?
Ein Discovery-Sprint ist ein 5-tägiges, abbrechbares Analyse-Mandat zu einem Festpreis von 4.900 €. In diesen 5 Tagen werden der Prozess durchleuchtet, Schnittstellen kartiert, technische Rahmenbedingungen geprüft und am Ende eine Live-Demo gezeigt, die zeigt, was möglich ist. Wer direkt in einen Custom-Build geht ohne Discovery, baut an Annahmen statt an verstandenem Bedarf. Das kostet am Ende mehr.
Wovon hängt der Preis konkret ab?
Die drei wesentlichen Preistreiber: (1) Scope-Tiefe: ein einzelner, klar abgegrenzter Workflow kostet weniger als ein Multi-System-Vorhaben mit drei Datenquellen und komplexen Schnittstellen. (2) Integrations-Komplexität: wie viele Bestandssysteme müssen angebunden werden, und wie gut sind die Schnittstellen dokumentiert? (3) Compliance-Anforderungen: DSGVO, EU-AI-Act, branchenspezifische Vorgaben (z.B. Medizinprodukte, Finance) erhöhen den Aufwand in Konzeption und Dokumentation.
Warum sind günstige Angebote oft teurer?
Ein Angebot, das ohne Discovery-Phase einen Festpreis für ein komplexes System nennt, kalkuliert entweder mit Spielraum nach oben (Change Requests werden zum Hauptkanal) oder hat den Scope so offen gelassen, dass er sich nachträglich ausweiten lässt. Beide Varianten enden damit, dass der Auftraggeber mehr zahlt als initial kommuniziert. Seriöse Festpreise gibt es erst nach einem verstandenen Scope.
Gibt es Förderung für individuelle Software-Entwicklung?
Manche Programme fördern Beratung, Forschung oder Implementierung, andere schließen gewöhnliche Auftragsentwicklung ausdrücklich aus. Der NLD-Discovery-Sprint und ein Custom-Build sind deshalb nicht pauschal förderfähig. Vor Vertrag und Projektstart müssen Standort, Unternehmensgröße, Fördergegenstand und die aktuelle Richtlinie geprüft werden.