Individuelle Software hat keinen belastbaren Pauschalpreis ohne geklärten Umfang. Ein internes Werkzeug für einen Ablauf ist ein anderes Vorhaben als ein Portal mit mehreren Rollen, Altdaten und Schnittstellen. Bei NLD kostet der bezahlte Discovery-Sprint 4.900 € netto für 5 Arbeitstage. Einen optionalen Build bieten wir danach individuell zum Festpreis an. Betrieb und Pflege werden gesondert vereinbart.
Für Ihre Budgetentscheidung hilft deshalb zuerst ein vergleichbarer Umfang. Die folgende Vorlage trennt einmalige Kosten von laufenden Verpflichtungen und hält fest, welche Annahmen noch offen sind.
Kostenvergleichsvorlage für drei Softwareangebote
Kostenvergleich als CSV herunterladenDie NLD-Vorlage ist ohne Anmeldung nutzbar. Sie enthält leere Eingabefelder für bis zu drei Angebote oder Lösungswege, beispielsweise Standardsoftware, Low-Code und individuelle Entwicklung. Sie enthält keine angenommenen Projektpreise und keine automatische Kostenberechnung. Falls Ihr Tabellenprogramm nach dem Importformat fragt, wählen Sie UTF-8 und Semikolon als Trennzeichen.
So verwenden Sie die Vorlage:
- Gemeinsame Vorgaben festhalten: ein Prozess, seine Normal- und Ausnahmefälle, beteiligte Systeme, Nutzer und Abnahmekriterien. Wählen Sie für alle Varianten denselben Betrachtungszeitraum in Monaten.
- Angebote nebeneinander eintragen: Leistungsumfang, einmalige Nettobeträge, laufende Monatskosten und die jeweilige Preisquelle. Lassen Sie ungeklärte Zahlen offen und benennen Sie, wer sie klärt. Ein leeres Feld ist kein Null-Euro-Preis.
- Auf gleicher Basis entscheiden: Vergleichen Sie erst die Abdeckung des Prozesses, dann die getrennten Kostensummen. Halten Sie die wichtigsten verbleibenden Annahmen und die nächste Entscheidung fest.
Die Vorlage ersetzt weder ein Angebot noch einen Vertrag. Die aktuellen NLD-Angebotsdaten stehen auf der Discovery-Sprint-Seite; in der CSV werden sie bewusst nicht als zweite Preisquelle hinterlegt.
Erst den gleichen Umfang vergleichen
Fiktives Beispiel: einen Auftrag vorbereiten. Im Normalfall ist die Artikelnummer bekannt und die angefragte Menge verfügbar. Als Ausnahmefälle sind eine unbekannte Artikelnummer und eine nur teilweise verfügbare Menge zu prüfen. Ein Angebot, das ausschließlich den Normalfall enthält, lässt sich preislich nicht direkt mit einem Angebot vergleichen, das zusätzlich Rückfragen, Teilmengen und Freigaben abbildet.
Für jeden Lösungsweg klären Sie dieselben Fragen:
- Prozess und Ausnahmen: Was soll die Software vorbereiten? Wann muss eine Person entscheiden? Was passiert bei fehlenden oder widersprüchlichen Daten?
- Daten, Rollen und Anbindungen: Welche Systeme liefern die Daten? Wer darf lesen, ändern und freigeben? Wie viele Nutzer und welche Nutzungsmengen sind vorgesehen?
- Abnahme und Übergabe: An welchen Beispielen wird geprüft? Wer gibt frei? Welche Dokumentation, Zugänge und Zuständigkeiten werden übergeben?
Ob dafür Excel, Low-Code, Standardsoftware oder ein eigener Build passt, zeigt die Entscheidungshilfe Excel ablösen im Mittelstand. Bei der Schnittstellenentwicklung stehen Datenübergabe, Zuordnung und Fehlerfälle im Mittelpunkt. Wer ein Kundenportal entwickeln lassen möchte, klärt zusätzlich Rollen und Zugriff auf die angebundenen Daten.
Einmalige und laufende Softwarekosten trennen
Einmaliger Umfang: Analyse, Entwicklung oder Einrichtung, Schnittstellen, Datenmigration, Tests, Einführung und Übergabe. Prüfen Sie je Position, ob sie enthalten, separat bepreist oder ausgeschlossen ist. Eine Migration umfasst beispielsweise nicht automatisch die Bereinigung fehlerhafter Altdaten. Wenn ein Pauschalpreis mehrere Positionen bereits abdeckt, kennzeichnen Sie diese als „im Pauschalpreis enthalten“, damit Sie sie nicht doppelt zählen.
Laufende Kosten: Lizenzen, Hosting, Betrieb, Pflege und nutzungsabhängige Dienste. Notieren Sie die Bezugsgröße: etwa Nutzerzahl, verarbeitete Vorgänge oder Speicherbedarf. Fragen Sie, was bei mehr Nutzung passiert und wer Preisänderungen prüft. Betrieb und Pflege sind verschiedene Leistungen: Eine erreichbare Anwendung ist nicht automatisch fachlich weiterentwickelt.
In der CSV stehen laufende Beträge in Euro netto pro Monat. Rechnen Sie anders angebotene Zahlungszeiträume für den Vergleich auf dieselbe Monatsbasis um und halten Sie Zahlungsweise, Mindestlaufzeit und Menge fest. Nutzungsabhängige Kosten tragen Sie nur mit einer benannten Mengenannahme ein. Verpflichtungen über den gewählten Zeitraum hinaus, etwa aus einer längeren Mindestlaufzeit, weisen Sie zusätzlich aus. Die Monatsbasis beschreibt den Kostenvergleich, nicht den tatsächlichen Zahlungsplan.
Der gewählte Betrachtungszeitraum gilt für alle Varianten. Lassen Sie die Summe der Einmalkosten und die laufenden Kosten über diesen Zeitraum zunächst getrennt stehen. Ein Gesamtbetrag ergibt sich erst aus beiden: einmalige Summe plus laufende Summe über die gewählten Monate. Einmalige Kosten werden dabei nicht monatlich vervielfacht. Die Vorlage berechnet nichts automatisch.
Interner Aufwand gehört daneben: Wer liefert Beispieldaten, prüft Ergebnisse und betreut den Prozess nach dem Start? Erfassen Sie interne Stunden gesondert. Wenn Sie sie in Euro bewerten, dokumentieren Sie den verwendeten Ansatz; addieren Sie keine Stunden zu Eurobeträgen.
Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?
Ein Festpreis macht die Kosten für den vereinbarten Umfang planbar. Er braucht klare Anforderungen, Ausschlüsse und Abnahmekriterien. Neue Anforderungen sind dadurch nicht automatisch abgedeckt. Halten Sie fest, wie Änderungen entschieden und bepreist werden und welche Mitwirkung auf Ihrer Seite erwartet wird.
Eine Abrechnung nach Aufwand kann zu einem noch offenen Vorhaben passen. Auch hier brauchen Sie eine Budgetgrenze, regelmäßige Zwischenstände und klare Entscheidungen über den nächsten Schritt. Vergleichen Sie daher nicht nur das Preismodell, sondern auch Umfang, Verantwortung und Umgang mit Änderungen.
NLD bietet einen individuellen Build-Festpreis nach dem Discovery-Sprint an. Ein niedrigerer Preis eines anderen Angebots ist kein Qualitätsurteil: Möglicherweise wurde weniger Migration, eine andere Betriebsleistung oder ein kleinerer Prozessumfang angeboten. Genau diese Unterschiede macht die Vorlage sichtbar.
Was den Entwicklungsaufwand verändert
- Umfang: Ein klar abgegrenzter Ablauf braucht andere Abstimmungen und Tests als mehrere Prozesse über verschiedene Abteilungen hinweg. Planen Sie größere Vorhaben in entscheidbare Phasen.
- Integration und Migration: Dokumentierte Schnittstellen, verfügbare Testzugänge und nachvollziehbare Altdaten erleichtern die Planung. Ungeklärte Formate, fehlende Dokumentation und Datenbereinigung bleiben eigene Arbeitspakete.
- Schutz und Nachweise: Rollen, sensible Daten und besondere Branchenanforderungen beeinflussen Konzeption, Prüfung und Dokumentation. Die konkreten rechtlichen Anforderungen werden für das jeweilige System geklärt.
Die CSV fordert deshalb neben Kosten auch Verantwortliche und offene Annahmen ab. Eine unbekannte Schnittstelle lässt sich nicht durch eine genauer formatierte Budgetzahl klären.
Der bezahlte Discovery-Sprint bei NLD
Der Discovery-Sprint kostet 4.900 € netto für 5 Arbeitstage. Wir klären einen abgegrenzten Prozess, Daten und Schnittstellen sowie technische Rahmenbedingungen. Sie erhalten eine Live-Demo, eine Bewertung und eine Entscheidungsempfehlung.
Die Demo ist kein fertiges Produktionssystem. Sie hilft bei der Entscheidung, ob Standardsoftware, ein anderer Ansatz oder ein optionaler Custom-Build passt. Der Sprint wird bezahlt; der anschließende Build bleibt eine freie, gesonderte Entscheidung. Betrieb und Pflege werden ebenfalls separat vereinbart.
Wenn der eigene Build nicht sinnvoll ist, kann die Empfehlung auch gegen ihn ausfallen. Die Kostenvergleichsvorlage hilft Ihnen, das Ergebnis anschließend mit Alternativen und den laufenden Verpflichtungen abzugleichen.
Förderung: erst Richtlinie, dann Kalkulation
Ein Softwareprojekt ist nicht automatisch förderfähig. BAFA-Unternehmensberatung und die Innovationsgutscheine Baden-Württemberg verfolgen unterschiedliche Ziele und schließen jeweils bestimmte Leistungen aus. Gewöhnliche Auftragsentwicklung ist dadurch nicht pauschal abgedeckt.
Wichtig ist der Zeitpunkt: Je nach Programm darf vor Informationsschreiben, Eingangsbestätigung oder Zuwendungsbescheid noch kein Vertrag beziehungsweise Projektstart erfolgen. Deshalb kalkulieren wir Discovery und Build grundsätzlich ohne Zuschuss. Förderung ist eine mögliche Verbesserung, nicht die Grundlage des Geschäftsfalls.
Die aktuellen Programmdaten, Ausschlüsse und Links zu den offiziellen Stellen stehen auf unserer Förderseite für Digital- und KI-Projekte.
Was Sie jetzt konkret tun können
Tragen Sie zunächst einen Prozess und die bereits bekannten Kosten in die Vorlage ein. Für den ersten Kontakt reichen der Engpass, die beteiligten Systeme und die noch offene Entscheidung; sensible Kunden- oder Zugangsdaten brauchen Sie dafür nicht zu senden.
Das kostenfreie Erstgespräch dauert 30 Minuten. Wir klären, ob und welcher nächste Schritt passt. Es ist vom bezahlten Discovery-Sprint getrennt. Den Termin vereinbaren wir nach Ihrer Anfrage persönlich. Unsere Softwareentwicklung aus Mannheim verbindet Produktidee, Umsetzung und Betrieb. Ein anonymes Projektbeispiel aus dem E-Commerce zeigt eine produktiv eingesetzte Kundenlösung.
Softwarekosten im kostenfreien Erstgespräch prüfen →
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Geschrieben von Simon Maiwald, Gründer von New Life Digital. Mehr über meinen Hintergrund und aktuelle Themen unter /team/simon-maiwald/.
Quellen und weiterführende Dokumente
- Förderung von Unternehmensberatungen für KMUBAFA
- Innovationsgutscheine Baden-WürttembergMinisterium für Wirtschaft Baden-Württemberg
- Regulatory framework for artificial intelligenceEuropäische Kommission
Häufige Fragen
Kurz und direkt beantwortet.
Was kostet ein Custom-Software-Projekt für den Mittelstand realistisch?
Der fünftägige Discovery-Sprint kostet 4.900 € netto und endet mit einer Live-Demo, Bewertung und Entscheidungsempfehlung. Für den anschließenden Custom-Build erstellen wir anhand des geklärten Scopes ein individuelles Festpreisangebot. Betrieb und Pflege werden gesondert kalkuliert.
Warum Festpreis statt Tagessatz?
Ein Festpreis macht die Kosten für den vereinbarten Umfang planbar. Zusätzliche Anforderungen, Ausschlüsse und Mitwirkung müssen trotzdem geklärt werden. Eine Abrechnung nach Aufwand kann bei offenem Umfang sinnvoll sein, braucht aber ebenfalls Budgetgrenzen und regelmäßige Entscheidungen. NLD bietet einen individuellen Build-Festpreis nach dem Discovery-Sprint an.
Was ist ein Discovery-Sprint und warum sollte er zuerst kommen?
Ein Discovery-Sprint ist ein fünftägiges Analyse- und Demo-Mandat zum Festpreis von 4.900 € netto. In diesen fünf Tagen werden Prozess, Schnittstellen und technische Rahmenbedingungen geprüft. Am Ende stehen eine Live-Demo, Bewertung und Entscheidungsempfehlung. Ob anschließend ein Custom-Build beauftragt wird, bleibt frei.
Wovon hängt der Preis konkret ab?
Die drei wesentlichen Preistreiber: (1) Scope-Tiefe: ein einzelner, klar abgegrenzter Workflow kostet weniger als ein Multi-System-Vorhaben mit drei Datenquellen und komplexen Schnittstellen. (2) Integrations-Komplexität: wie viele Bestandssysteme müssen angebunden werden, und wie gut sind die Schnittstellen dokumentiert? (3) Compliance-Anforderungen: DSGVO, EU-AI-Act, branchenspezifische Vorgaben (z.B. Medizinprodukte, Finance) erhöhen den Aufwand in Konzeption und Dokumentation.
Warum sind günstige Angebote oft teurer?
Ein niedrigerer Preis kann einen kleineren Umfang, andere Betriebsleistungen oder weniger Migration und Übergabe enthalten. Das macht das Angebot nicht automatisch schlechter. Vergleichen Sie dieselben Normal- und Ausnahmefälle, enthaltene Leistungen, laufende Kosten und offene Annahmen. Ein leeres Kostenfeld bedeutet ungeklärt, nicht kostenfrei.
Gibt es Förderung für individuelle Software-Entwicklung?
Manche Programme fördern Beratung, Forschung oder Implementierung, andere schließen gewöhnliche Auftragsentwicklung ausdrücklich aus. Der NLD-Discovery-Sprint und ein Custom-Build sind deshalb nicht pauschal förderfähig. Vor Vertrag und Projektstart müssen Standort, Unternehmensgröße, Fördergegenstand und die aktuelle Richtlinie geprüft werden.