Die Frage kommt fast immer irgendwann: „Was kostet das eigentlich, wenn wir das selbst entwickeln lassen?” Und die ehrliche Antwort lautet: Das hängt davon ab, was „das” genau ist. Was nicht hilft, ist ein Richtwert aus dem Bauch oder ein Angebot, das ohne genaues Verständnis des Problems entsteht.
Dieser Artikel legt die Zahlen auf den Tisch, erklärt, was den Preis konkret treibt, und zeigt, warum ein strukturierter Einstieg die verlässlichere Grundlage für jedes Budget-Gespräch ist.
Die Grundfrage: Festpreis oder Tagessatz?
Viele Software-Angebote im Mittelstand kommen als Tagessatz-Modell: Laufzeit offen, Abrechnung nach Aufwand. Das klingt fair und transparent. Ist es aber nicht. Es verschiebt das Planungsrisiko vollständig auf den Auftraggeber. Wenn Anforderungen unklar waren, Schnittstellen komplizierter als gedacht sind oder sich der Scope nachträglich ausdehnt, zahlt der Kunde.
Beim Festpreis trägt der Dienstleister das Planungsrisiko. Das erzeugt den richtigen Anreiz: saubere Anforderungsanalyse, klare Scope-Grenzen, verlässliche Planung. Was ein seriöser Festpreis aber voraussetzt: Der Scope muss vor dem Angebot verstanden sein. Wer ohne diese Grundlage einen Festpreis nennt, hat den Spielraum anderswo eingebaut, typisch über Change-Request-Klauseln.
Unser Modell ist Festpreis. Aber nur nach einem Discovery-Sprint.
Der Discovery-Sprint: Verstehen, bevor gebaut wird
Vor jedem Custom-Build steht ein strukturierter Analyse-Schritt. Fünf Tage, abbrechbar, Festpreis 4.900 €, mit einer Live-Demo am Ende.
Was in diesen fünf Tagen passiert:
- Prozess-Analyse: Welcher Ablauf soll digitalisiert oder automatisiert werden? Wo liegen die echten Reibungspunkte?
- Daten- und Schnittstellen-Kartierung: Welche Systeme sind beteiligt, welche Schnittstellen existieren, was muss neu gebaut werden?
- Machbarkeits-Check: Technische Rahmenbedingungen, DSGVO-Anforderungen, Hosting-Entscheidungen.
- Live-Demo: Am Ende des Sprints zeigen wir, was möglich ist, nicht als Präsentation, sondern als lauffähiges Demo-System.
Der Discovery-Sprint ist abbrechbar, weil er Klarheit schaffen soll, keine Verbindlichkeit. Wenn das Gespräch ergibt, dass ein Custom-Build nicht das richtige Instrument ist, ist das nach fünf Tagen das Ergebnis, kein Schaden für Sie.
Ein praktisches Beispiel: Bei einer Steuerkanzlei haben wir im Discovery-Sprint festgestellt, dass die zeitaufwändigste Aufgabe die manuelle Klassifikation von Belegen war. Das ließ sich mit einem LLM-basierten Klassifikations-Workflow auf 1,5 Stunden pro Woche reduzieren, statt der bisherigen 8 Stunden. Diese Erkenntnis war nach drei Tagen klar. Das restliche Discovery-Mandat wurde genutzt, um die Integrations-Komplexität mit dem Dokumenten-Management-System zu prüfen.
Der Discovery-Sprint ist außerdem als förderfähige Beratungsleistung bei BAFA einreichbar. Dazu weiter unten mehr.
Was ein Custom-Build kostet
Nach dem Discovery-Sprint liegt ein klarer Scope vor. Auf dieser Basis wird ein Festpreis für den Build genannt. Drei Klassen:
Small: 25.000–35.000 €, 6–8 Wochen
Ein abgegrenzter Workflow, eine oder zwei Schnittstellen zu bestehenden Systemen, klarer Datenfluss. Typische Fälle: automatisiertes Reporting, ein internes Tool das manuelle Excel-Arbeit ablöst, eine einfache Dokumenten-Klassifikation, ein Kunden-Self-Service-Portal für einen definierten Prozess.
Medium: 35.000–55.000 €, 8–12 Wochen
Zwei bis drei Workflows, mehrere Systeme die miteinander reden müssen, komplexere Logik oder Rollen-/Rechtekonzepte. Typische Fälle: ein CRM-Zusatz mit spezifischer Branchenlogik, eine Prozess-Automatisierung über mehrere Abteilungen, ein Kunden-Portal mit mehrschichtigem Berechtigungsmodell.
Large: 55.000–80.000 €, 12–16 Wochen
Multi-System-Vorhaben, mehrere Phasen, umfangreichere Integrationen oder besondere Compliance-Anforderungen. Das Large-Segment wird immer in Phasen strukturiert, nie als Monolith-Projekt.
Diese Zahlen gelten für einen klaren, verstandenen Scope nach dem Discovery-Sprint. Ohne diese Grundlage gibt es keine Festpreis-Aussage.
Die echten Preistreiber
Drei Faktoren machen den größten Unterschied zwischen einem 25.000-€-Projekt und einem 80.000-€-Projekt:
Scope-Tiefe. Ein einzelner, sauber abgegrenzter Workflow mit einer klaren Datenquelle lässt sich verlässlich planen. Sobald der Scope sich auf mehrere Prozesse ausdehnt, wächst nicht nur der Entwicklungsaufwand. Es wächst auch die Abstimmungskomplexität, die Testaufwände und das Risiko von Scope-Drift.
Integrations-Komplexität. Wie viele Bestandssysteme müssen angebunden werden? Gibt es APIs, oder müssen Workarounds über Datei-Exporte gebaut werden? Sind die Schnittstellen dokumentiert, oder muss die Logik durch Reverse Engineering rekonstruiert werden? Eine gut dokumentierte REST-API ist ein anderes Projekt als eine proprietäre Software aus 2008, die nur CSV-Exporte kennt.
Compliance-Anforderungen. Ein Standard-Geschäftsprozess ohne besondere Daten-Sensitivität ist anders zu behandeln als ein System, das Gesundheitsdaten, Finanzinformationen oder persönliche Daten nach DSGVO verarbeitet. Die EU-AI-Act-Anforderungen für hochriskante KI-Systeme kommen hinzu, wenn das System Entscheidungen über natürliche Personen trifft. DSGVO-konformes Hosting in EU-Regionen, Datenverarbeitungsverträge und Dokumentationsaufwand: Das kostet, aber ist nicht verhandelbar.
Warum günstige Angebote oft teurer enden
Ein Angebot, das ohne vorherige Analyse sofort einen Festpreis für ein komplexes Software-Vorhaben nennt, hat eine von zwei Kalkulationsstrategien:
Variante A: Der Scope ist so vage gehalten, dass fast alles als Change Request behandelt werden kann. Das Erstangebot ist günstig, aber jede konkrete Anforderung kostet extra. Diese Projekte sind schwer vorherzusagen, sowohl für den Auftraggeber als auch für den Auftragnehmer.
Variante B: Es wurde ein großzügiger Puffer einkalkuliert, um das Risiko abzudecken. Das Angebot ist dann gar nicht so günstig, nur die Zahl sieht besser aus als die der Mitbewerber.
In beiden Fällen fehlt die Grundlage: ein verstandener Scope, der auf echter Analyse basiert. Das ist keine Kritik an anderen Anbietern, es ist eine strukturelle Frage. Wer nicht in die Analyse investiert, kann keinen verlässlichen Festpreis nennen.
Die Förderpfade, die den Discovery-Sprint erschwinglich machen
Der Discovery-Sprint zu 4.900 € ist als förderfähige Beratungsleistung über BAFA einreichbar. Das bedeutet konkret:
- BAFA-Beratungsförderung: bis 50% Zuschuss in alten Bundesländern, bis 80% in neuen Bundesländern, max. 3.500 € pro Beratungsleistung. Realistisch reduziert sich der Netto-Einstieg auf 1.000 bis 2.450 €, je nach Bundesland.
- go-digital-Nachfolger 2026: bis 50% der Beratungskosten, max. 16.500 €, relevant, wenn der Discovery-Sprint Teil eines umfassenderen Digitalisierungs-Vorhabens ist.
- BAFA-Großförderung: für umfangreichere AI-Projekte bis zu 200.000 € möglich, abhängig von Projektumfang und Nachweisen.
- Mittelstand-Digital-Zentren: kostenlose Beratungs-Einstiege ohne Antragsverfahren, sinnvoll für eine erste Orientierung.
Realistisch liegen 40–80% der reinen Beratungskosten über Förderprogramme abdeckbar. Für Implementations-Anteile (den eigentlichen Custom-Build) gelten andere Regeln: Sie sind oft nur teilweise oder gar nicht förderfähig. Seriöse Angebotsstruktur trennt Beratungs- und Implementations-Anteile sauber, damit die Förder-Abrechnung reibungslos durchgeht.
Der BAFA-Antragsprozess braucht realistisch 4–8 Wochen bis zum Bewilligungsbescheid. Wer mit Förderung arbeiten möchte, sollte Antragsvorbereitung und Discovery-Klärung parallel laufen lassen, damit nach Bewilligung der Build sofort starten kann.
Mehr zu den konkreten Förderprogrammen und Voraussetzungen finden Sie auf unserer Förderseite für KI im Mittelstand.
Was Sie jetzt konkret tun können
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Prozess haben, der manuell läuft, fehleranfällig ist oder schlicht zu viel Zeit kostet, ist ein Discovery-Sprint die strukturierte Art, das zu bewerten: Was ist möglich? Was kostet es? Und was lässt sich per Förderung teilfinanzieren?
In einem unverbindlichen Erstgespräch klären wir, ob der Prozess, der bei Ihnen im Fokus steht, ein sinnvoller Kandidat ist, und in welchem Build-Segment er sich realistisch einordnen lässt.
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Geschrieben von Simon Maiwald, Gründer von New Life Digital. Mehr über meinen Hintergrund und aktuelle Themen unter /team/simon-maiwald/.