KI in der Spedition: Auftragseingang ohne Abtippen.
Kurz gesagt: New Life Digital baut für Speditionen die Schicht vor dem TMS. Sie liest Transportaufträge aus E-Mails und PDFs, legt die Angaben strukturiert ab und markiert Unklares für die Disposition, die prüft und übernimmt. Ihr TMS bleibt, wie es ist. Der Einstieg ist ein Discovery-Sprint (5 Arbeitstage, 4.900 € netto) mit Live-Demo an Ihren echten Aufträgen.
Der teuerste Arbeitsplatz in vielen Speditionen ist der Posteingang: Aufträge kommen in zwanzig Formaten, und jemand mit Berufserfahrung tippt sie ab. Währenddessen fragt der dritte Kunde am Telefon, wo seine Sendung ist — die Antwort steht längst im System. Beides sind keine IT-Großprojekte. Beides sind messbare Abläufe, die sich in fünf Tagen beweisen lassen.
Vier Abläufe, ein Muster: erfassen, zuordnen, entlasten
1. Auftragseingang aus E-Mail und PDF
Transportaufträge aus unstrukturierten Mails, PDF-Anhängen und Portalexporten erfassen und in TMS-taugliche Struktur bringen. Der Disponent prüft, korrigiert, bucht — statt abzutippen.
Ziel: Minuten statt Viertelstunden pro Auftrag. Quote wird im Sprint gemessen.
2. Fracht- und Lieferdokumente
Lieferscheine, CMR-Frachtbriefe und Zollpapiere auslesen, dem richtigen Vorgang zuordnen, Unstimmigkeiten markieren. Kein stilles Raten: Unklares landet in der Prüf-Queue.
Discovery-Sprint 4.900 € an echten Dokumenten.
3. Statuskommunikation
Wiederkehrende Anfragen wie Sendungsstatus oder Zustellnachweis werden aus Systemdaten beantwortet. Ausnahmen und alles Heikle gehen an Menschen — mit Kontext statt kalt.
Telefon- und Mail-Last der Disposition runter.
4. Ausnahme-Triage
Verspätungen, Schadensmeldungen und fehlende Papiere klassifizieren, priorisieren und mit Vorgangskontext in die Disposition geben. Das Dringende zuerst, nicht das Lauteste.
Optionaler Build zum individuellen Festpreis nach Discovery.
Was der Sprint je Ablauf misst
| Ablauf | Eingang | Ergebnis | Messgröße im Sprint |
|---|---|---|---|
| Auftragseingang aus E-Mail und PDF | E-Mail, PDF-Anhang, Portalexport | TMS-taugliche Auftragsdaten, Prüfung durch die Disposition | Bearbeitungszeit je Auftrag, Korrekturquote |
| Fracht- und Lieferdokumente | Lieferschein, CMR-Frachtbrief, Zollpapiere | Dokument dem Vorgang zugeordnet, Unstimmigkeiten markiert | Anteil richtig zugeordneter Dokumente |
| Statuskommunikation | Kundenanfrage per E-Mail oder Telefon | Antwort aus Systemdaten, Heikles geht an Menschen | Anteil beantworteter Standardanfragen |
| Ausnahme-Triage | Verspätung, Schadensmeldung, fehlende Papiere | Priorisierte Ausnahme mit Vorgangskontext | Zeit bis zur Bearbeitung dringender Ausnahmen |
Was wir in der Logistik bewusst nicht machen
Margensensible Betriebe verdienen einen ehrlichen Rahmen. Drei Dinge lehnen wir ab, bevor sie Geld kosten:
- Kein TMS-Ersatzprojekt. Ihr Transport-Management-System zu ersetzen ist ein Multi-Jahres-Risiko. Wir bauen die Schicht davor, die sich in Wochen beweist.
- Kein abstrakter „KI für Logistik“-Pitch. Ohne einen klaren, messbaren Ablauf mit Baseline starten wir nicht. Der Discovery-Sprint braucht einen konkreten Prozess, keine Vision.
- Keine Integration auf Verdacht. Ob TMS-, Telematik- oder Portal-Anbindung wirtschaftlich ist, wird im Sprint geprüft — nicht nach dem Build entdeckt.
Wenn der Beweis nicht trägt, sagen wir das am fünften Tag. Das ist günstiger als jede späte Ehrlichkeit.
So laufen die fünf Tage ab
| Tag | Was wir tun | Was Ihr Team beiträgt |
|---|---|---|
| Tag 1 Kick-off | Ablauf aufnehmen, Abnahmefälle festlegen, Daten bestimmen: was der Test braucht und was draußen bleibt | Fachliche Ansprechperson für etwa 2 Stunden, 5 bis 10 typische Beispiele |
| Tag 2 Daten und Systeme | Beispiele aufbereiten, Datenweg klären, vorhandene Funktionen und Standardsoftware prüfen | Rückfragen beantworten |
| Tag 3 Prototyp | Lösungsansatz an Ihren echten Beispielen bauen | Kein Termin nötig |
| Tag 4 Test | Gegen die Abnahmefälle und typische Ausnahmen testen | Zwischenstand ansehen, etwa 1 Stunde Feedback |
| Tag 5 Entscheidung | Live-Demo, Bewertung und Empfehlung: bauen, anders lösen oder lassen. Der geprüfte Umfang ist die Grundlage für den Festpreis des Builds | Termin mit den Entscheidern, etwa 1,5 Stunden |
Häufige Fragen aus Speditions-Gesprächen
Welche KI-Use-Cases lohnen sich in Spedition und Logistik konkret?
Vier Abläufe tragen am zuverlässigsten: (1) Auftragseingang aus E-Mail und PDF: Transportaufträge werden aus unstrukturierten Mails, Anhängen und Portalexporten erfasst und in eine TMS-taugliche Struktur gebracht, der Disponent prüft und bucht. (2) Fracht- und Lieferdokumente: Lieferscheine, CMR-Frachtbriefe und Zollpapiere auslesen, dem Vorgang zuordnen, Unstimmigkeiten markieren. (3) Statuskommunikation: wiederkehrende Anfragen wie Sendungsstatus oder Zustellnachweis aus Systemdaten beantworten, Ausnahmen gehen an Menschen. (4) Ausnahme-Triage: Verspätungen, Schadensmeldungen und fehlende Papiere klassifizieren und priorisiert in die Disposition geben. Gemeinsam ist allen: messbarer Dokumenten- und Inbox-Schmerz, der heute Disponenten-Zeit frisst.
Ersetzt das unser TMS?
Nein, und das ist eine bewusste Regel: Wir bauen die Schicht vor und neben dem TMS, nicht das TMS neu. Ein Transport-Management-System zu ersetzen ist ein Multi-Jahres-Projekt mit hohem Risiko. Der schnelle, messbare Hebel liegt davor: bei allem, was heute per Hand aus E-Mails, PDFs und Anrufen ins System übertragen wird. Ob und wie tief eine TMS-Integration sinnvoll ist, wird im Discovery-Sprint konkret geprüft, bevor Geld in einen Build fließt.
Unsere Aufträge kommen in zwanzig verschiedenen Formaten. Funktioniert das trotzdem?
Genau dafür ist der Ansatz gebaut. Moderne Sprachmodelle sind deutlich robuster gegenüber Format-Vielfalt als klassische OCR-Templates, die pro Absender gepflegt werden müssen. Im Discovery-Sprint wird an einer echten Woche Ihres Posteingangs gemessen, welche Quote sauber durchläuft und was in die menschliche Prüfung geht. Wichtig ist die ehrliche Architektur: Unsicheres wird markiert statt still geraten, und der Disponent behält die Freigabe.
Was kostet das für eine Spedition mit 80 Mitarbeitenden?
Der bezahlte Discovery-Sprint kostet 4.900 € netto und dauert fünf Arbeitstage. Wir zeigen eine Live-Demo, bewerten den Ansatz und geben eine Entscheidungsempfehlung. Ein Build ist optional und wird nach validiertem Umfang individuell zum Festpreis angeboten.
Wie sieht es mit Datenschutz bei Kunden- und Sendungsdaten aus?
Das hängt vom konkreten Datenweg ab; kein Anbieter ist pauschal DSGVO-konform. Wir klären mit Ihren Datenschutzverantwortlichen, welche Sendungs- und Kundendaten verarbeitet werden dürfen, in welcher Region sie verarbeitet werden, ob der Anbieter sie für Modell-Training nutzen darf und welche Löschfristen gelten. Bei personenbezogenen Daten gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag dazu. Bei internationalen Verkehren mit Zollpapieren wird am ersten Discovery-Tag festgelegt, welche Dokumente in den Ablauf dürfen und welche bewusst draußen bleiben.
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Eine Woche Posteingang genügt für den Beweis.
30 Minuten, direkt mit Simon. Sie schildern den Ablauf, wir sagen ehrlich, ob ein Discovery-Sprint sinnvoll ist.