KI im Maschinenbau: Vom Anfrage-Eingang zum Angebotsentwurf.
Kurz gesagt: New Life Digital baut für Maschinen- und Anlagenbauer KI-Assistenten für die Arbeit vor dem Angebot. Sie lesen Anfragen aus E-Mail und PDF, ordnen Positionen und technische Vorgaben zu und bereiten einen Angebotsentwurf vor, den Ihr Vertrieb prüft und freigibt. Das ERP bleibt das führende System. Der Einstieg ist ein Discovery-Sprint (5 Arbeitstage, 4.900 € netto) mit Live-Demo an Ihren eigenen Unterlagen.
Ein typisches Muster im technischen Projektgeschäft: Die Anfrage ist da, aber das Angebot braucht Tage. Die Anfrage kommt als PDF mit Zeichnungsanhang, die Stückliste als Excel in Version sieben, der Servicefall als Anruf ohne Maschinenhistorie. Fachleute verbringen Zeit mit Übertragen statt mit Konstruktion und Kundengespräch. Genau an diesen Übergabestellen setzen wir an — und prüfen den Ansatz im Discovery-Sprint, bevor Sie in einen Build investieren.
Vier Prozesse für den Einstieg
1. Technische Anfrage zum Angebotsentwurf
Eingehende Anfragen aus E-Mail, PDF und Zeichnung werden strukturiert, mit Artikelstamm und Kalkulationslogik abgeglichen und als Angebotsentwurf vorbereitet. Vertrieb oder Arbeitsvorbereitung prüft, korrigiert, versendet.
Ziel: Angebotsdurchlauf von Tagen auf Stunden. Baseline wird im Sprint gemessen.
2. Zeichnungs- und Stücklisten-Eingang
Positionen aus Kunden-PDFs und Excel-Stücklisten extrahieren, gegen den Artikelstamm abgleichen, fehlende oder unklare Positionen markieren. Kein stilles Raten: Unsicheres wird sichtbar gemacht.
Discovery-Sprint 4.900 € an echten Eingangsdokumenten.
3. Service- und Ersatzteil-Triage
Störmeldungen und Ersatzteilanfragen aus Mail und Telefonnotiz klassifizieren, Maschinenhistorie und Vertragsstatus anziehen, priorisiert ans Service-Team übergeben.
Weniger Rückfragen und schnellere Erstreaktion als Ziel; Wirkung im Discovery-Sprint prüfen.
4. QM- und Projektdokumentation
Prüfprotokolle, Abnahmedokumente und Projektakten strukturiert aus vorhandenen Quellen aufbauen. Versioniert, nachvollziehbar, mit menschlicher Freigabe vor jeder Auslieferung.
Ziel: weniger Dokumentationsaufwand bei nachvollziehbarer Prüfung; Wirkung im Discovery-Sprint prüfen.
Was der Sprint je Ablauf misst
| Ablauf | Eingang | Ergebnis | Messgröße im Sprint |
|---|---|---|---|
| Technische Anfrage zum Angebotsentwurf | E-Mail, PDF, Zeichnung | Angebotsentwurf mit Positionen und offenen Fragen, Freigabe durch Vertrieb oder AV | Durchlaufzeit von der Anfrage bis zum Angebot |
| Zeichnungs- und Stücklisten-Eingang | Kunden-PDF, Excel-Stückliste | Positionen gegen den Artikelstamm abgeglichen, Unklares markiert | Anteil richtig erkannter Positionen |
| Service- und Ersatzteil-Triage | E-Mail, Telefonnotiz | Eingeordnete Meldung mit Maschinenhistorie, priorisiert fürs Service-Team | Zeit bis zur Erstreaktion, Zahl der Rückfragen |
| QM- und Projektdokumentation | Prüfprotokolle, Projektakten | Strukturierte, versionierte Dokumentation zur Freigabe | Aufwand je Dokumentationspaket |
Signale, dass der richtige Zeitpunkt jetzt ist
Vier Signale sprechen dafür, einen Discovery-Sprint jetzt zu prüfen:
- Angebote stauen sich, obwohl die Nachfrage da ist: Die Anfrage liegt tagelang, weil AV und Vertrieb im Tagesgeschäft stecken.
- Fachkräftemangel trifft Innendienst und Service: offene Stellen bleiben unbesetzt, die vorhandenen Leute machen Übertragungsarbeit.
- Medienbrüche sind Alltag: E-Mail zu Excel zu ERP zu PDF, und jede Übergabe kostet Zeit und produziert Fehler.
- Wachstum steht an: neuer Standort, neue Produktlinie oder steigende Auftragslast, die mit dem heutigen Prozess nicht skaliert.
Wenn zwei davon zutreffen, ist der Discovery-Sprint der schnellste Weg zu einer belastbaren Entscheidung: bauen, anders lösen oder lassen. Eine mögliche Förderung prüfen wir dabei mit — Details auf KI-Förderung für den Mittelstand.
So laufen die fünf Tage ab
| Tag | Was wir tun | Was Ihr Team beiträgt |
|---|---|---|
| Tag 1 Kick-off | Ablauf aufnehmen, Abnahmefälle festlegen, Daten bestimmen: was der Test braucht und was draußen bleibt | Fachliche Ansprechperson für etwa 2 Stunden, 5 bis 10 typische Beispiele |
| Tag 2 Daten und Systeme | Beispiele aufbereiten, Datenweg klären, vorhandene Funktionen und Standardsoftware prüfen | Rückfragen beantworten |
| Tag 3 Prototyp | Lösungsansatz an Ihren echten Beispielen bauen | Kein Termin nötig |
| Tag 4 Test | Gegen die Abnahmefälle und typische Ausnahmen testen | Zwischenstand ansehen, etwa 1 Stunde Feedback |
| Tag 5 Entscheidung | Live-Demo, Bewertung und Empfehlung: bauen, anders lösen oder lassen. Der geprüfte Umfang ist die Grundlage für den Festpreis des Builds | Termin mit den Entscheidern, etwa 1,5 Stunden |
Häufige Fragen aus Maschinenbau-Gesprächen
Welche KI-Use-Cases lohnen sich im Maschinenbau konkret?
Vier Prozesse eignen sich häufig als Einstieg; ob sich einer lohnt, zeigt erst die Prüfung an Ihren echten Vorgängen: (1) Technische Anfrage zum Angebot: eingehende E-Mails, PDFs und Zeichnungen werden strukturiert, mit Artikel- und Kalkulationsdaten abgeglichen und als Angebotsentwurf vorbereitet, den Vertrieb oder Arbeitsvorbereitung prüft. (2) Zeichnungs- und Stücklisten-Eingang: Positionen aus Kunden-PDFs und Excel-Listen extrahieren und gegen den Artikelstamm abgleichen. (3) Service- und Ersatzteil-Triage: Störmeldungen und Anfragen klassifizieren, Maschinenhistorie anziehen, priorisiert ans Service-Team geben. (4) QM- und Projektdokumentation: Prüfprotokolle und Projektakten aus vorhandenen Quellen strukturiert aufbauen. Gemeinsam ist allen vieren: Der Engpass liegt in teurer Facharbeit, die heute E-Mails abtippt statt Maschinen baut.
Wie gehen Sie mit unseren Zeichnungen, Stücklisten und Formaten um?
Der Einstieg läuft über die Formate, die heute wirklich ankommen: PDF, Excel, E-Mail-Text, eingescannte Dokumente. Im Discovery-Sprint wird an echten Anfragen aus Ihrem Posteingang gemessen, wie zuverlässig Positionen, Mengen und Spezifikationen extrahiert werden. CAD-Integration und tiefe PDM/PLM-Anbindung sind bewusst kein Startpunkt, sondern eine spätere Ausbaustufe, wenn der Basisprozess trägt.
Integriert sich das in unser ERP (proALPHA, abas, SAP Business One, Infor)?
Wir starten grundsätzlich als Schicht neben dem ERP, nicht als Eingriff hinein: strukturierte Übergaben per CSV/Excel-Import, E-Mail-Integration vor dem Posteingang oder eine kleine Web-Oberfläche für Vertrieb und AV. Eine Direkt-API-Anbindung ans ERP ist projektspezifisch und kommt erst nach erfolgreichem POC, wenn klar ist, dass der Prozess trägt. So bleibt das Risiko klein und Ihr laufender Betrieb unberührt.
Was kostet das für einen Betrieb mit 120 Mitarbeitenden?
Der bezahlte Discovery-Sprint kostet 4.900 € netto und dauert fünf Arbeitstage. Wir zeigen eine Live-Demo, bewerten den Ansatz und geben eine Entscheidungsempfehlung. Ein Build ist optional und wird nach validiertem Umfang individuell zum Festpreis angeboten.
Was ist mit Geheimhaltung und Datenschutz bei Konstruktionsdaten?
Konstruktions- und Angebotsdaten sind Kern-Know-how. Deshalb planen wir: Verarbeitung in EU-Rechenzentren mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Anbieter und Einstellungen ohne Nutzung Ihrer Daten für Modelltraining, NDA vor dem ersten Datenaustausch und menschliche Freigabe an jedem Punkt, an dem etwas Ihr Haus verlässt. Den konkreten Datenweg prüfen Sie mit Ihren Datenschutzverantwortlichen. Welche Daten der POC wirklich braucht und welche bewusst draußen bleiben, wird am ersten Discovery-Tag festgelegt.
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Ihr Prozess, Ihre Daten, unser Beweis.
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