KI im Maschinenbau: Vom Anfrage-Eingang zum Angebot in Stunden.
Das Maschinenbau-Paradox 2026: volle Auftragsbücher, aber Angebote dauern zwei Wochen. Die Anfrage kommt als PDF mit Zeichnungsanhang, die Stückliste als Excel in Version sieben, der Servicefall als Anruf ohne Maschinenhistorie. Ihre teuersten Leute verbringen Stunden mit Übertragen statt mit Konstruktion und Kundengespräch. Genau an diesen Übergabestellen setzen wir an — mit Software, die beweist, bevor sie kostet.
Vier Prozesse, bei denen der Beweis schnell gelingt
1. Technische Anfrage zum Angebotsentwurf
Eingehende Anfragen aus E-Mail, PDF und Zeichnung werden strukturiert, mit Artikelstamm und Kalkulationslogik abgeglichen und als Angebotsentwurf vorbereitet. Vertrieb oder Arbeitsvorbereitung prüft, korrigiert, versendet.
Ziel: Angebotsdurchlauf von Tagen auf Stunden. Baseline wird im Sprint gemessen.
2. Zeichnungs- und Stücklisten-Eingang
Positionen aus Kunden-PDFs und Excel-Stücklisten extrahieren, gegen den Artikelstamm abgleichen, fehlende oder unklare Positionen markieren. Kein stilles Raten: Unsicheres wird sichtbar gemacht.
Discovery-Sprint 4.900 € an echten Eingangsdokumenten.
3. Service- und Ersatzteil-Triage
Störmeldungen und Ersatzteilanfragen aus Mail und Telefonnotiz klassifizieren, Maschinenhistorie und Vertragsstatus anziehen, priorisiert ans Service-Team übergeben.
Weniger Rückfragen, schnellere Erstreaktion. Build ab 25k €.
4. QM- und Projektdokumentation
Prüfprotokolle, Abnahmedokumente und Projektakten strukturiert aus vorhandenen Quellen aufbauen. Versioniert, nachvollziehbar, mit menschlicher Freigabe vor jeder Auslieferung.
Dokumentationslast runter, Auditfähigkeit rauf.
Signale, dass der richtige Zeitpunkt jetzt ist
Aus unseren Gesprächen mit inhabergeführten Betrieben in der Region wiederholen sich vier Signale, bei denen sich ein Discovery-Sprint innerhalb von 90 Tagen entscheiden lässt:
- Angebote stauen sich, obwohl die Nachfrage da ist: Die Anfrage liegt tagelang, weil AV und Vertrieb im Tagesgeschäft stecken.
- Fachkräftemangel trifft Innendienst und Service: offene Stellen bleiben unbesetzt, die vorhandenen Leute machen Übertragungsarbeit.
- Medienbrüche sind Alltag: E-Mail zu Excel zu ERP zu PDF, und jede Übergabe kostet Zeit und produziert Fehler.
- Wachstum steht an: neuer Standort, neue Produktlinie oder steigende Auftragslast, die mit dem heutigen Prozess nicht skaliert.
Wenn zwei davon zutreffen, ist der Discovery-Sprint der schnellste Weg zu einer belastbaren Entscheidung: bauen, anders lösen oder lassen. Eine mögliche Förderung prüfen wir dabei mit — Details auf KI-Förderung für den Mittelstand.
Häufige Fragen aus Maschinenbau-Gesprächen
Welche KI-Use-Cases lohnen sich im Maschinenbau konkret?
Vier Prozesse tragen in Maschinenbau-Mandaten am zuverlässigsten: (1) Technische Anfrage zum Angebot: eingehende E-Mails, PDFs und Zeichnungen werden strukturiert, mit Artikel- und Kalkulationsdaten abgeglichen und als Angebotsentwurf vorbereitet, den Vertrieb oder Arbeitsvorbereitung prüft. (2) Zeichnungs- und Stücklisten-Eingang: Positionen aus Kunden-PDFs und Excel-Listen extrahieren und gegen den Artikelstamm abgleichen. (3) Service- und Ersatzteil-Triage: Störmeldungen und Anfragen klassifizieren, Maschinenhistorie anziehen, priorisiert ans Service-Team geben. (4) QM- und Projektdokumentation: Prüfprotokolle und Projektakten aus vorhandenen Quellen strukturiert aufbauen. Gemeinsam ist allen vieren: Der Engpass liegt in teurer Facharbeit, die heute E-Mails abtippt statt Maschinen baut.
Wie gehen Sie mit unseren Zeichnungen, Stücklisten und Formaten um?
Der Einstieg läuft über die Formate, die heute wirklich ankommen: PDF, Excel, E-Mail-Text, eingescannte Dokumente. Im Discovery-Sprint wird an echten Anfragen aus Ihrem Posteingang gemessen, wie zuverlässig Positionen, Mengen und Spezifikationen extrahiert werden. CAD-Integration und tiefe PDM/PLM-Anbindung sind bewusst kein Startpunkt, sondern eine spätere Ausbaustufe, wenn der Basisprozess trägt.
Integriert sich das in unser ERP (proALPHA, abas, SAP Business One, Infor)?
Wir starten grundsätzlich als Schicht neben dem ERP, nicht als Eingriff hinein: strukturierte Übergaben per CSV/Excel-Import, E-Mail-Integration vor dem Posteingang oder eine kleine Web-Oberfläche für Vertrieb und AV. Eine Direkt-API-Anbindung ans ERP ist projektspezifisch und kommt erst nach erfolgreichem POC, wenn klar ist, dass der Prozess trägt. So bleibt das Risiko klein und Ihr laufender Betrieb unberührt.
Was kostet das für einen Betrieb mit 120 Mitarbeitenden?
Der Einstieg ist ein Discovery-Sprint: 4.900 € Festpreis für 5 Tage, abbrechbar, mit Live-Demo an Ihrem echten Prozess am Ende. Trägt der Beweis, folgt ein Custom-Build zum Festpreis: 25.000–35.000 € für einen Workflow, 35.000–55.000 € für mehrere Workflows oder tiefere Integration. Betrieb und Weiterentwicklung danach optional mit 500–2.500 € pro Monat, monatlich kündbar. Die Betriebsgröße ändert am Einstiegspreis nichts, nur am sinnvollen Scope.
Was ist mit Geheimhaltung und Datenschutz bei Konstruktionsdaten?
Konstruktions- und Angebotsdaten sind Kern-Know-how. Deshalb gilt: Verarbeitung DSGVO-konform in EU-Rechenzentren, keine Nutzung Ihrer Daten für Modell-Training, NDA vor dem ersten Datenaustausch und menschliche Freigabe an jedem Punkt, an dem etwas Ihr Haus verlässt. Welche Daten der POC wirklich braucht und welche bewusst draußen bleiben, wird am ersten Discovery-Tag festgelegt.
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Ihr Prozess, Ihre Daten, unser Beweis.
30 Minuten, direkt mit Simon. Wir schildern den Engpass, wir sagen ehrlich, ob ein Discovery-Sprint sinnvoll ist.