Kurzantwort: Der Wechsel lohnt sich, wenn Ihre Planung in Excel immer an denselben Stellen scheitert: Lieferzeiten schwanken, Bestellvorschläge entstehen von Hand, und niemand sieht verlässlich, was überfällig ist. Eine feste Schwelle nach Mitarbeitenden, Artikeln oder Lieferanten gibt es auch für Betriebe mit 51 bis 499 Mitarbeitenden nicht. Prüfen Sie zuerst, ob die Disposition Ihres vorhandenen ERP-Systems den Bedarf trägt, bevor Sie eine eigene SCM-Software ansehen. Eine gezielte Anwendung oder Schnittstelle kommt in Betracht, wenn eine konkrete Lücke bleibt, etwa die Rückmeldung der Lieferanten.
Eine typische Lage: Der Einkauf zieht jeden Montag einen Export aus dem ERP, ergänzt Lieferzeiten aus der Erfahrung und baut daraus in Excel die Bestellvorschläge. Rückstände stehen in einer zweiten Datei, Zusagen der Lieferanten in E-Mails. Solange zwei Personen das überblicken, funktioniert das. Die Frage ist, ab wann Aufwand und Risiko einen anderen Weg rechtfertigen.
Den allgemeinen Entscheidungsrahmen für Excel-Abläufe beschreibt der Beitrag Excel ablösen: Welche Software passt?. Dieser Artikel behandelt nur die Bedarfs-, Beschaffungs- und Lieferplanung.
Wann lohnt der Wechsel von Excel zur SCM-Software? Fünf Warnsignale
Eine Grenze nach Mitarbeiter-, Artikel- oder Lieferantenzahl nennen wir nicht, weil wir sie nicht belegen können. Brauchbarer sind Warnsignale, die Sie im eigenen Betrieb messen. Ein einzelnes Signal reicht selten. Mehrere zusammen sind ein Anlass für den Vergleich.
| Warnsignal | Messfrage |
|---|---|
| Viele Lieferanten und Artikel | Wie viele Lieferanten und aktive Kaufteile plant das Team, und welche davon werden jede Woche tatsächlich angesehen? |
| Schwankende Lieferzeiten | Wie weit weichen die Lieferzeiten der letzten zwölf Monate von den hinterlegten Werten ab, und wer pflegt sie nach? |
| Manuelle Bestellvorschläge | Wie viele Stunden pro Woche kostet das Zusammenstellen der Vorschläge, und wie oft wird nachträglich korrigiert? |
| Keine Sicht auf Rückstände | Kann jemand ohne Rückfrage sagen, welche Bestellungen überfällig sind und welche Kundenaufträge davon abhängen? |
| Abhängigkeit von einer Person | Könnte eine Vertretung die Planung eine Woche übernehmen, ohne dass jemand Formeln und Regeln erklären muss? |
Aus unserer Sicht wiegt das vierte Signal am schwersten. Wenn niemand zuverlässig sagt, welche Lieferung fehlt, fehlt ein gemeinsamer Datenstand. Eine aufgeräumtere Excel-Datei löst das selten.
Excel darf bleiben, wenn nur wenige Lieferanten und Artikel geplant werden, die Lieferzeiten stabil sind und die Datei eine benannte Verantwortliche hat. Als Prüfrahmen für solche Dateien eignet sich der AQuA Book der britischen Regierung. Er verlangt, die Qualitätssicherung am Risiko auszurichten, und fordert eine Anwenderdokumentation, selbst wenn nur eine Person die Analyse nutzt. Die Leitlinie richtet sich an Analysen in der Verwaltung. Als Maßstab für Planungsdateien lässt sie sich übertragen.
Welche Daten braucht die Planung, bevor irgendeine Software hilft?
Jede Software rechnet mit den Daten, die sie erhält. Wie viel davon gepflegt sein muss, zeigt die Dokumentation eines ERP-Herstellers. Als Beispiel beschreibt die Planungsdokumentation von Microsoft Dynamics 365 Business Central, welche Einstellungen die Nachschubplanung steuern: Wiederbestellpunkt, Sicherheitsbestand, Sicherheitszeit und Bestellmengenregeln wie Minimum, Maximum und Vielfache. Artikel ohne zugewiesene Nachschubstrategie bezieht das System nicht in die Planung ein, sie müssen manuell disponiert werden. Bei Artikeln, die auftragsbezogen gefertigt werden, löst die Planung zusätzlich die Stückliste auf. Andere Systeme benennen und gewichten diese Parameter anders.
Daraus ergibt sich eine Mindestliste, unabhängig vom Werkzeug:
| Datum | Wofür es gebraucht wird | Prüffrage |
|---|---|---|
| Artikelstamm mit eindeutiger Nummer und Einheit | Grundlage für Bedarf und Bestellung | Gibt es Dubletten oder abweichende Einheiten zwischen Einkauf und Lager? |
| Lieferant je Artikel, Mindestmengen, Vielfache | Zuordnung von Bedarf zu Bezugsquelle | Ist der bevorzugte Lieferant hinterlegt, und gelten Mindestabnahmen? |
| Wiederbeschaffungszeit | Zeitpunkt, zu dem bestellt werden muss | Passt der Wert zu den Wareneingängen der letzten Monate? |
| Bestand und offene Bestellungen | Differenz zwischen Bedarf und erwarteten Zugängen | Wie aktuell ist der Stand, wenn geplant wird? |
| Bedarfe aus Aufträgen, Stücklisten und Prognose | Auslöser der Bestellvorschläge | Sind Stücklisten gepflegt, und wer schätzt Bedarf ohne Auftrag? |
| Bestätigte Liefertermine der Lieferanten | Echter Termin statt Wunschtermin | Wo stehen Auftragsbestätigungen heute? |
Fehlen mehrere Zeilen dieser Tabelle, sollte die Datenpflege der erste Schritt sein. Eine neue Software macht aus ungepflegten Stammdaten keine verlässlichen Vorschläge.
ERP-Disposition, SCM-Suite, Lieferantenportal oder eigene Lösung?
Der Weg führt nicht in jedem Fall zu einer neuen Software. Die Tabelle ordnet fünf Optionen ein. Sie ist ein Prüfgerüst. Welche Funktionen ein konkretes Produkt hat, klären Sie mit einem Test an eigenen Artikeln und Lieferanten.
| Option | Passt besonders, wenn | Voraussetzung | Prüffrage |
|---|---|---|---|
| Excel sauberer führen | Wenige Lieferanten, stabile Lieferzeiten, eine benannte Verantwortliche | Dokumentation, Plausibilitätsprüfung, Vertretung | Wer prüft die Vorschläge, bevor bestellt wird? |
| Disposition im vorhandenen ERP (MRP) | Bestand, Aufträge und Bestellungen laufen bereits im ERP | Gepflegte Stammdaten, ein Disponent mit passenden Rechten | Für welche Artikel genügen Wiederbestellpunkt oder Bedarfsrechnung? |
| Planungssystem (APS) oder SCM-Suite | Mehrere Standorte, knappe Kapazitäten, Szenarien über das ERP hinaus | Verlässliche ERP-Daten, Fachverantwortliche, Einführungsprojekt | Welche Anforderung kann das ERP nachweislich nicht abdecken? |
| Lieferantenportal | Termine, Bestätigungen und Rückstände hängen an E-Mails und Telefonaten | Lieferanten, die mitmachen, und klare Rollen | Wer bestätigt Termine, und was passiert bei einer Änderung? |
| Eigene Anwendung oder Schnittstelle | Standardfunktionen decken den Ablauf fast ab, eine konkrete Lücke bleibt | Klar abgegrenzter Vorgang, Zugriff auf die ERP-Daten | Lässt sich die Lücke in einem Satz beschreiben? |
Unsere Reihenfolge für die Prüfung: zuerst die Daten, dann die ERP-Disposition, weil sie keine zusätzliche Systemlandschaft verlangt. Eine SCM-Suite lohnt erst, wenn das ERP an Anforderungen scheitert, die Sie benennen können. Ein Portal hilft nur, wenn Ihre wichtigsten Lieferanten es nutzen. Für einfache Fälle kann ein festes Rückmeldeformat per E-Mail genügen.
Fehlt nur die Verbindung, zum Beispiel die Übernahme bestätigter Liefertermine in die Bestellung, ist eine Schnittstelle der kleinere Eingriff. Das Vorgehen beschreibt der Beitrag ERP und CRM verbinden am Beispiel zweier anderer Systeme. Unsere Seite zur Schnittstellenentwicklung nennt den Projektweg.
Was bestimmt die Kosten?
Konkrete Preise nennen wir hier nicht, weil sie von Produkt und Umfang abhängen. Diese Positionen gehören in jeden Vergleich:
- Lizenzen oder Nutzer und laufende Gebühren
- Einführung und Datenübernahme
- Interne Zeit für Stammdatenpflege, oft der größte unterschätzte Posten
- Schnittstellen zu ERP, Lieferanten und weiteren Systemen
- Schulung, Betrieb, Updates und Support
- Parallelbetrieb mit der alten Excel-Planung
Fordern Sie von jedem Anbieter und auch von uns eine Aufstellung nach diesen Positionen an.
Fiktives Beispiel: Ein Maschinenbauer mit 180 Mitarbeitenden
Fiktives Beispiel, kein Kundenfall. Annahmen: 180 Mitarbeitende, etwa 900 aktive Kaufteile, 45 Lieferanten. Das ERP führt Aufträge, Bestand und Bestellungen. Zwei Personen im Einkauf bauen jede Woche aus einem ERP-Export in Excel die Bestellvorschläge. Rückstände stehen in einer zweiten Datei.
Der erste Schritt ist eine Messung. Für die 15 wichtigsten Lieferanten werden die Wareneingänge der letzten zwölf Monate mit den hinterlegten Lieferzeiten verglichen. Je nach Befund folgt ein anderer Weg:
| Befund | Folge |
|---|---|
| Hinterlegte Zeiten passen weitgehend, Artikel haben eine Nachschubstrategie | Disposition im ERP für diese Artikel aktivieren, Excel nur für Ausnahmen |
| Hinterlegte Zeiten weichen stark ab | Zuerst Lieferzeiten pflegen, etwa aus den Wareneingängen abgeleitet. Kein Werkzeug wirkt ohne diese Basis |
| Bestätigte Termine der Lieferanten fehlen im ERP | Portal, festes Rückmeldeformat oder Schnittstelle prüfen |
| Mehrere Standorte, Engpässe, Szenarien nötig | Planungssystem oder SCM-Suite mit Testfällen vergleichen |
Möglich ist auch eine Mischung: ERP-Disposition für Standardteile, ein definierter Rückmeldeweg für kritische Lieferanten, Excel nur für Sonderfälle. Kommen die Bedarfe aus Kunden-Stücklisten per E-Mail oder PDF, beschreibt die Seite Maschinenbau den vorgelagerten Schritt der Stücklisten-Übernahme.
Wie führen Sie den Wechsel in Etappen ein?
Ein Big Bang erhöht das Risiko, weil Daten, Rollen und Lieferantenkontakte gleichzeitig umgestellt werden. Fünf Etappen lassen sich einzeln abnehmen:
- Sicht schaffen: Offene Bestellungen und Rückstände aus dem ERP stehen in einer gemeinsamen Liste, die täglich aktuell ist. Jede Person im Einkauf und in der Arbeitsvorbereitung sieht dasselbe.
- Stammdaten bereinigen: Lieferzeiten, Mindestmengen und Lieferanten werden für die wichtigsten Artikel geprüft, etwa nach Wert oder Ausfallrisiko.
- Eine Artikelgruppe planen lassen: Die Disposition wird für eine begrenzte Gruppe aktiviert. Die Vorschläge werden parallel mit der Excel-Rechnung verglichen, Abweichungen werden erklärt.
- Lieferantenrückmeldung anschließen: Bestätigte Termine werden im System erfasst, über Portal, festes Mailformat oder Schnittstelle.
- Excel abschalten und archivieren: Es gibt einen Stichtag, einen Rückfallweg und eine schreibgeschützte Archivdatei.
Die Reihenfolge können Sie nach Ihrem größten Schmerz ändern. Den allgemeinen Migrationsplan mit Inventar, Probeladung und Parallelbetrieb beschreibt der Beitrag zum Ablösen von Excel.
Woran erkennen Sie, dass die neue Planung trägt?
Legen Sie die Abnahmekriterien vor dem Start mit der Fachabteilung fest. Brauchbare Kriterien für diesen Ablauf:
- Ein Disponent sieht ohne Rückfrage alle überfälligen Bestellungen und die davon abhängigen Aufträge.
- Die Bestellvorschläge der Pilotgruppe stimmen in einer Stichprobe mit einer von Hand geprüften Rechnung überein, Abweichungen sind erklärt. Was als Übereinstimmung gilt, steht vorher fest.
- Abweichungen zwischen hinterlegter und tatsächlicher Lieferzeit werden sichtbar und führen zu einer Änderung durch eine benannte Person.
- Änderungen an Sicherheitsbestand oder Lieferzeit sind nachvollziehbar: wer, wann, welcher Wert.
- Eine Vertretung kann die Planung eine Woche führen.
- Die alte Excel-Datei ist für diesen Prozess archiviert und keine Quelle mehr für Bestellungen.
Spielt das Lieferkettengesetz für diese Entscheidung eine Rolle?
Für die Wahl zwischen Excel und Software spielt es meist keine Hauptrolle. Das BAFA beschreibt auf seiner Übersichtsseite zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, dass das Gesetz seit dem 1. Januar 2024 für Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten gilt. Das Gesetz regelt Sorgfaltspflichten in Lieferketten und keine Planungsverfahren. Auf derselben Seite informiert das BAFA über Vereinfachungen und einen Änderungsentwurf. Prüfen Sie deshalb den aktuellen Stand direkt dort.
Praktisch bleibt ein Punkt: Wer Lieferantenstammdaten sauber führt, kann Fragen verpflichteter Kunden oder der eigenen Compliance schneller beantworten. Ob und welche Angaben Sie liefern müssen, klären Sie mit Rechtsberatung. Wir geben dazu keine Rechtsauskunft.
Die Entscheidung in einem Satz
Wechseln Sie, wenn Lieferzeiten, Bestellvorschläge und Rückstände in Excel nicht mehr verlässlich zusammenpassen, und prüfen Sie dann in dieser Reihenfolge: bessere Daten, Disposition im vorhandenen ERP, Rückmeldung der Lieferanten, erst danach SCM-Suite oder eigene Anwendung.
Beschreiben Sie Ihre Planungsdatei im kostenlosen Excel-Check. Sie erhalten innerhalb von drei Werktagen eine schriftliche Einschätzung, ob Standardsoftware, Low-Code oder eigene Software zu prüfen ist. Wenn Sie den Vergleich an Ihren Daten durchspielen möchten, kostet der bezahlte Discovery-Sprint bei NLD 4.900 € netto und dauert 5 Arbeitstage. Er liefert eine Live-Demo, eine Bewertung und eine Entscheidungsempfehlung. Ein Build ist optional und wird nach geklärtem Umfang zum Festpreis angeboten.
Ihre Lieferkettenplanung mit Simon besprechen
Geschrieben von Simon Maiwald, Gründer von New Life Digital im MAFINEX Mannheim. NLD prüft gewachsene Excel-Abläufe, vergleicht Standardsoftware, Schnittstellen und eigene Anwendungen und übernimmt individuelle Softwareentwicklung nur dort, wo sie fachlich und wirtschaftlich trägt.
Quellen und weiterführende Dokumente
- Design details: planning parameters (Business Central)Microsoft Learn
- Lieferketten: Überblick zum LieferkettensorgfaltspflichtengesetzBundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)
- The AQuA Book: Guidance on producing quality analysis for governmentUK Government Analysis Function
Häufige Fragen
Kurz und direkt beantwortet.
Ab wie vielen Lieferanten oder Artikeln lohnt sich SCM-Software?
Eine belastbare Schwelle nach Lieferanten-, Artikel- oder Mitarbeiterzahl gibt es nicht. Aussagekräftiger sind Warnsignale im eigenen Betrieb: schwankende Lieferzeiten, manuell gebaute Bestellvorschläge und fehlende Sicht auf überfällige Bestellungen. Messen Sie diese Punkte zuerst, bevor Sie Software vergleichen.
Reicht die Disposition in unserem ERP-System oder brauchen wir eine eigene SCM-Software?
Prüfen Sie zuerst die vorhandene ERP-Disposition mit eigenen Artikeln und Lieferanten, denn sie braucht keine zusätzliche Systemlandschaft. Eine SCM- oder Planungssuite kommt infrage, wenn Sie Anforderungen benennen können, die das ERP nicht abdeckt, zum Beispiel Szenarien oder Kapazitätsplanung über mehrere Standorte.
Welche Daten brauchen wir, bevor wir von Excel wechseln?
Gebraucht werden ein sauberer Artikelstamm, Lieferanten mit Bestellmengenregeln, plausible Wiederbeschaffungszeiten, aktueller Bestand mit offenen Bestellungen und nachvollziehbare Bedarfe. Eine neue Software macht aus ungepflegten Stammdaten keine verlässlichen Bestellvorschläge. Die Datenpflege ist deshalb meist der erste Schritt.
Wann ist eine eigene Anwendung oder Schnittstelle sinnvoll?
Wenn vorhandene Software den Ablauf fast abdeckt und eine konkrete Lücke bleibt, etwa die Übernahme bestätigter Liefertermine in die Bestellung. Eine Schnittstelle ist dann der kleinere Eingriff als ein Systemwechsel. Die Lücke sollte sich in einem Satz beschreiben lassen.
Betrifft uns das Lieferkettengesetz, wenn wir unter 500 Mitarbeitende haben?
Nach den Angaben des BAFA gilt das Gesetz für Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten. Ob verpflichtete Kunden Angaben von Ihnen anfragen, hängt von deren Vorgehen ab. Prüfen Sie den aktuellen Stand auf der BAFA-Seite und klären Sie Ihre Pflichten mit Rechtsberatung.