Angebotserstellung Maschinenbau automatisieren mit KI

Kurzantwort: Zerlegen Sie die Angebotserstellung zuerst in einzelne Schritte und wählen Sie erst danach das Werkzeug. KI hilft bei den unstrukturierten Teilen: Anfragen aus E-Mail, PDF und Zeichnung in eine Checkliste übersetzen, ähnliche frühere Angebote finden, Positionen und Textbausteine vorschlagen. Preise und Stunden kommen aus Regeln, Konfigurator oder ERP-Kalkulation, und die Freigabe liegt bei einer benannten Person. Starten Sie mit einer Anfrageart, einem Entwurfsablauf und einer gemessenen Ausgangslage.

Wer die Angebotserstellung im Maschinenbau automatisieren will, sollte zuerst den heutigen Ablauf ansehen. Eine Anfrage trifft als E-Mail mit Pflichtenheft-PDF und Zeichnung ein. Der Innendienst klärt fehlende Angaben, die Kalkulation sucht in der Ablage ein ähnliches Altprojekt, und am Ende entsteht ein Angebot in Word. Jeder dieser Schritte hat einen anderen Charakter, deshalb passt nicht überall dasselbe Werkzeug. Unsere Branchenseite Maschinenbau beschreibt vier Einstiegsprozesse für Betriebe mit 50 bis 200 Mitarbeitenden. Dieser Ratgeber nimmt den ersten davon auseinander.

Mit dem Thema sind Sie nicht allein. Nach der Erhebung des Statistischen Bundesamts nutzten 2025 in Deutschland 36 Prozent der Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten KI. Die Zahl gilt branchenübergreifend und sagt nichts darüber, ob sich KI in Ihrem Angebotsprozess lohnt. Das zeigt erst der Blick auf Ihren eigenen Ablauf.

Welche Schritte hat die Angebotserstellung, und wo hilft was?

Die Wartezeit entsteht meist an den Übergaben zwischen den Schritten. Die folgende Zerlegung ist ein Planungsbeispiel. Ihr Ablauf kann andere Schritte haben.

Schritt	Aufgabe	Geeignetes Mittel
1. Anfrage aufnehmen	Angaben aus E-Mail, PDF und Zeichnung in Felder bringen	KI-Extraktion mit menschlicher Prüfung
2. Klären	Fehlende Angaben erkennen, Rückfrage stellen	Regeln (Pflichtfelder je Produktart), KI für den Rückfrage-Entwurf
3. Vergleichbares finden	Ähnliche frühere Angebote und Projekte suchen	Ähnlichkeitssuche mit Quellenanzeige
4. Auslegen	Konfiguration, Stückliste, Machbarkeit	Konfigurator oder Konstruktion, KI höchstens als Vorschlag
5. Kalkulieren	Material, Stunden, Zuschläge, Marge	Regeln und ERP-Kalkulation, Verantwortung bei der Kalkulation
6. Angebot formulieren	Annahmen, Ausschlüsse, Liefertermin, Text	Textbausteine, KI-Entwurf
7. Freigeben und versenden	Prüfung und Unterschrift	Mensch, Schwellenregeln im Workflow

Die Schritte 1, 3 und 6 arbeiten überwiegend mit Text, Dokumenten und Ähnlichkeit. Dort hat KI ihren Platz. Die Schritte 4, 5 und 7 brauchen reproduzierbare Ergebnisse und eine verantwortliche Person.

Wo hilft KI bei der Angebotserstellung konkret?

• Anfrage strukturieren: Die KI liest E-Mail, PDF und Zeichnungsbeschriftung und füllt eine feste Anfragemaske: Produktart, Abmessungen, Stückzahl, Werkstoff, Normen, Wunschtermin, Zeichnungsstand. Was fehlt oder sich widerspricht, wird markiert statt geraten. Den Weg vom PDF zum geprüften Entwurf beschreibt unser Ratgeber zur KI-Dokumentenverarbeitung bei PDF-Bestellungen. Bei Zeichnungen starten wir mit den Angaben im Schriftfeld und in der Anfrage. Die Geometrie auszulesen ist eine spätere Ausbaustufe.
• Ähnliche frühere Angebote finden: Eine Ähnlichkeitssuche über Ihre Angebotshistorie liefert Fundstellen mit Begründung, etwa gleiche Produktart oder ähnliche Abmessung. Das BSI beschreibt die semantische Suche über Texteinbettungen und eine Vektordatenbank. Werden die genutzten Textauszüge angezeigt, können sich Auswirkungen von Halluzinationen mildern lassen. Für Ihr Team heißt das: Die Kalkulation sieht das Originalangebot, nicht nur eine Zusammenfassung.
• Positionen vorschlagen: Aus dem passendsten Altangebot entsteht eine Positionsliste als Vorschlag, jede Position mit Herkunft. Mengen, Preise und Stunden werden aus Stammdaten und Kalkulationsregeln übernommen. Ein Sprachmodell rechnet sie nicht aus.
• Textbausteine zusammenstellen: Annahmen, Ausschlüsse, Liefer- und Zahlungsbedingungen und der Hinweis auf den Zeichnungsstand werden aus freigegebenen Bausteinen gewählt und angepasst. Neue Zusagen darf das Modell nicht formulieren.

Das BSI empfiehlt, Ausgaben mit potenziell kritischen Auswirkungen zu prüfen, bei Bedarf mit weiteren Quellen abzugleichen und vor der Weiterverwendung nachzubearbeiten. Das gilt besonders bei Ausgaben mit Außenwirkung. Ein Angebot ist ein solches Dokument. Der Entwurfsstatus bleibt deshalb bis zur Freigabe bestehen.

Wann sind Regeln, Konfigurator (CPQ) oder ERP besser als KI?

Unsere Einordnung ist weder eine Norm noch ein Herstellervergleich. Sie hilft, die Werkzeugfrage pro Schritt zu stellen:

Situation	Besser geeignet	Grund
Baukasten mit festen Varianten und Abhängigkeiten	Konfigurator oder CPQ-Produkt	Regeln liefern bei gleicher Eingabe dasselbe Ergebnis und lassen sich prüfen
Preis aus Stückliste, Arbeitsplan und Stundensätzen	ERP-Kalkulation oder Kalkulationsregeln	Der Rechenweg muss nachvollziehbar und reproduzierbar sein
Rabattgrenzen, Zuschläge, Freigabeschwellen	Regeln im Workflow	Feste Vorgaben brauchen kein Wahrscheinlichkeitsmodell
Anfragen in Freitext und wechselnden Formaten	KI-Extraktion mit Prüfung	Feste Regeln scheitern an der Formatvielfalt
Einmalige Sonderanlage ohne Baukasten	Fachleute kalkulieren, KI sucht Vergleichsprojekte	Es gibt keine Regel, die sich hinterlegen ließe
Wenige Anfragen pro Monat	Checkliste und Excel-Vorlage	Der Aufwand eines Builds steht in keinem Verhältnis

Viele Betriebe mischen Standardvarianten mit Sonderanpassungen. Dann ist eine Kombination naheliegend: Ein Konfigurator oder die Variantenlogik des ERP deckt den Baukasten ab, und eine KI-Schicht davor bereitet die unstrukturierte Anfrage auf. Prüfen Sie zuerst, was Ihr ERP oder ein vorhandenes Vertriebswerkzeug schon leistet. Nur die verbleibende Lücke rechtfertigt individuelle Softwareentwicklung. Wir bauen zuerst als Schicht neben dem ERP. Eine direkte Anbindung folgt erst, wenn der Ablauf trägt, und gehört zur Schnittstellenentwicklung.

Welche Daten brauchen Sie: Angebotshistorie und Stammdaten?

In der VDMA-Studie mit Strategy& von 2025 wurden 247 Industrieunternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt. Als größte Herausforderungen bei Investitionen in generative KI nennen die Befragten den Mangel an Daten und Datenqualität, fehlende Fachkompetenz und Schulungsmöglichkeiten sowie Defizite bei IT-Infrastruktur und Software-Komplexität. Die Studie betrachtet generative KI im Maschinen- und Anlagenbau allgemein und nicht nur Angebote. Für Ihren Anfrageprozess lässt sich daraus eine Datenprüfung ableiten:

• Angebotshistorie: Altangebote sind auffindbar, mit Datum, Produktart, Zeichnungsstand und Ausgang (gewonnen, verloren, offen).
• Verknüpfung zur Nachkalkulation: Ohne Zuordnung von Angebot, Auftrag und Ist-Kosten bleibt der Vergleich mit alten Preisen eine Orientierung ohne Beleg.
• Stammdaten: Artikel, Stücklisten, Stundensätze und Zuschläge sind gepflegt, Einheiten einheitlich.
• Versionen: Zeichnungsrevision und Stand der Anfrage sind erkennbar.
• Vertraulichkeit: Konstruktions- und Preisdaten sind Betriebsgeheimnisse. Datenweg, Auftragsverarbeitung, Speicherort, Löschung und Zugriffsrechte klären Sie mit Ihrer Datenschutzverantwortlichen oder Ihrem Datenschutzbeauftragten. Ein NDA steht vor dem ersten Datenaustausch.

Eine Mindestzahl an Altangeboten nennen wir bewusst nicht. Wie viele Beispiele genügen, hängt von der Variantenvielfalt ab und zeigt sich im Test mit Ihrem Bestand. Die Suche nach Vergleichbarem funktioniert technisch ähnlich wie das RAG-Prinzip für Unternehmenswissen.

Wer gibt das Angebot frei? Die Verantwortung für die Kalkulation

Die Kalkulationsverantwortung bleibt im Haus, wenn der Ablauf sie technisch erzwingt. Ein Vorschlag für die Rollen:

Rolle	Aufgabe
Software und KI	Entwurf vorbereiten, Herkunft jeder Angabe zeigen, Lücken markieren
Innendienst	Anfrageverständnis und Vollständigkeit prüfen, Rückfragen versenden
Kalkulation und Arbeitsvorbereitung	Positionen, Stunden und Preise prüfen, ändern und verantworten
Vertrieb oder Geschäftsführung	Freigabe oberhalb einer vereinbarten Schwelle (Wert, Marge, Sonderkonditionen)

Dazu gehören fünf Regeln für den Ablauf:

1. Der Status „Entwurf“ bleibt sichtbar, bis eine Person freigibt.
2. Die Software versendet nichts selbst.
3. Jede Zahl im Entwurf trägt eine Herkunft: Stammdatum, Regel, Altangebot oder manuelle Eingabe.
4. Korrekturen der Kalkulation werden protokolliert und zeigen, wo der Ablauf nachzubessern ist.
5. Gibt es einen Betriebsrat, binden Sie ihn früh ein.

Das BSI rät Unternehmen, vor der Integration generativer KI in die eigenen Arbeitsabläufe eine individuelle Risikoanalyse durchzuführen. Planen Sie diese Analyse für den Entwurfsablauf ein, bevor er produktiv läuft.

Fiktives Beispiel: Anfrage für eine Sonderanlage

Fiktives Beispiel, kein Kundenprojekt. Annahmen: Ein Betrieb mit etwa 120 Beschäftigten baut Handhabungsanlagen nach Kundenspezifikation. Die Altangebote liegen als PDF und Excel in einer Ablage, Material- und Stundenwerte stehen im ERP, und die Kalkulation gibt jedes Angebot frei. Zahlen zu Zeit oder Ersparnis nennen wir bewusst nicht.

1. Eingang: Die Anfrage kommt als E-Mail mit Pflichtenheft und Zeichnung in Revision C. Die Software füllt die Anfragemaske und markiert zwei Lücken: Die Taktzeit fehlt, und der Werkstoff widerspricht sich zwischen Mail und Zeichnung.
2. Klärung: Sie erzeugt einen Rückfrage-Entwurf. Der Innendienst ändert ihn und versendet ihn selbst.
3. Vergleich: Nach der Antwort zeigt die Ähnlichkeitssuche drei frühere Angebote mit Begründung und Ausgang. Die Kalkulation öffnet die Originale.
4. Entwurf: Aus dem passendsten Altangebot entsteht eine Positionsliste als Vorschlag. Preise und Stunden werden aus ERP-Stammdaten und Kalkulationsregeln berechnet. Wo Werte fehlen, steht eine Lücke statt einer Schätzung. Die Kalkulation passt an.
5. Freigabe: Textbausteine ergänzen die Annahmen, zum Beispiel „Angebot basiert auf Zeichnung Revision C“. Liegt die Marge unter der vereinbarten Schwelle, geht der Entwurf an die Geschäftsführung. Erst danach wird versendet.

Gäbe es kein ähnliches Altangebot, bliebe der Ablauf klassisch. Auch das gehört in den Test: Der Entwurfsweg muss erkennen, wann er nichts Brauchbares anbieten kann.

Was messen Sie: Durchlaufzeit und Nacharbeit als Baseline

Erfassen Sie die Ausgangslage vor dem Test. Ohne sie bleibt jede Ersparnis eine Annahme. Die VDMA-Studie führt klare Erfolgskennzahlen und ein strukturiertes Wertmanagement unter ihren Empfehlungen für Vorhaben mit generativer KI auf.

Messgröße	Definition	Erfassung
Durchlaufzeit	Zeit von Anfrageeingang bis Versand	Zeitstempel aus Postfach, ERP oder Angebotsliste, Median und Streuung je Anfrageart
Bearbeitungszeit	Netto-Aufwand je Schritt	Stichprobe laufender Vorgänge, Zeiten von den Bearbeitenden notiert
Rückfragen	Klärungsschleifen je Anfrage	Aus dem Mailverlauf zählen
Nacharbeit	Korrekturen am Entwurf nach Art (Position, Menge, Preis, Text)	Protokoll der Freigabe
Abweichung zur Nachkalkulation	Angebotene gegenüber tatsächlichen Kosten	Nur, wenn Ist-Kosten dem Angebot zugeordnet sind

Messen Sie jede Anfrageart getrennt, denn ein Wiederholteil und eine Sonderanlage sind nicht vergleichbar. Die Angebotsquote taugt als Beobachtungsgröße, aber nicht als Erfolgsbeweis, weil Preis, Markt und Kundenbeziehung mitwirken. Erst wenn dieselben Größen mit dem Entwurfsablauf erhoben sind, lässt sich eine Entlastung beziffern. Prozentzahlen aus Anbieterbroschüren sind auf Ihren Betrieb nicht übertragbar.

Wie starten Sie? Aufwand, Warnsignale und ein abgegrenzter Test

Wählen Sie eine Anfrageart mit genügend Wiederholungen und einer erreichbaren Angebotshistorie. Der bezahlte Discovery-Sprint dauert 5 Arbeitstage und kostet 4.900 € netto. Wir arbeiten nach NDA an echten Anfragen und Altangeboten aus Ihrem Haus, halten die Baseline gemeinsam mit Ihnen fest, zeigen eine Live-Demo und geben eine Entscheidungsempfehlung. Einen optionalen Build bieten wir danach zum individuellen Festpreis an.

Den Aufwand eines späteren Builds bestimmen vier Faktoren:

• Zahl der Anfrageformate und Produktarten, die der Ablauf abdecken soll.
• Zustand von Altangeboten und Stammdaten.
• Tiefe der ERP-Anbindung.
• Prüf- und Freigabeaufwand je Angebot sowie Datenweg und Betrieb.

Diese Faktoren klären wir im Sprint, bevor ein Festpreis entsteht. Warnsignale, den Start zu verschieben:

• Altangebote sind nicht auffindbar oder nur als Papier vorhanden.
• Niemand verantwortet die Freigabe von Preisen.
• Das Ziel lautet automatischer Versand ohne Prüfung.
• Die Ausgangslage lässt sich nicht erfassen, weil Eingang und Versand nicht dokumentiert sind.

Für das erste Gespräch genügen die Anfrageart, ein anonymisiertes Beispiel, Ihr ERP, der Ort der Altangebote und die Angabe, wer heute kalkuliert und freigibt. Wir sitzen im MAFINEX Technologiezentrum in Mannheim, arbeiten in der Region Rhein-Neckar auch vor Ort und remote im gesamten DACH-Raum. Ihren Angebotsprozess mit Simon besprechen.

Die Entscheidung in einem Satz: Lassen Sie KI die Anfrage aufbereiten und Vergleichbares finden, lassen Sie Regeln und Kalkulation die Preise bestimmen, und messen Sie vorher, was Ihr Angebotsprozess heute kostet.